こんにちはモコです(^^)
事業再構築補助金の申請サポートを昨年より行なっていますが、採択された方の次のステップとして、「交付申請＋実績報告」があります。
事業再構築補助金の採択を受けた方が「交付申請が事業計画を考ていた時より大変！」と言われているので、今日は交付申請のお手伝いをして気づいたことを書きたいと思います！
1.申請より大変と言われる一番の理由
ReHugの事業再構築補助金サポートサービスでは、10〜15枚の事業計画書を約1ヶ月かけて策定し、電子申請までお手伝いしています（１年やってみての振り返りはこちらから「事業再構築補助金を振り返る」）。
そしてこの計画をまとめることより「交付申請が大変」と言われる一番の理由はやはり、補助事業の手引き（行政のルール）に従った補助対象経費に関する書類を用意することだと思います。
一般的には企業の経理業務では、少なくとも請求書や領収書があれば大丈夫です。
しかし、事業再構築補助金は、国民の税金で自社の経費の2/3を補助してもらうので、経費に関しては行政のルールで書類を整えなければいけません。行政のルールと一般的な経理のルールが違うため、これを理解（というより納得して対応）することが結構大変です(><)
補助事業の手引P.2
事業再構築補助金の交付申請〜実績報告までに必要な経費に関する書類↓
交付申請は見積依頼書、見積書、相見積書だけを整えますが、それでも大変な作業になることについて、例えば「50万以上の冷蔵庫を１つ購入予定だった場合」で解説します。
いつもお付き合いのある企業へ電話をして、「このくらいの大きさで、このよな機能がある冷蔵庫を１つお願いします」と見積や発注を対面や電話などで伝えることが多いと思います。
行政のルールでは電話などの口頭ではダメで、書面で内容を残していくことが求められます。
購入したい「機能・仕様を満たしている冷蔵庫」について「見積依頼書」という文書で企業へ見積の発行依頼をします。
それだけではなく、一般的な企業であればお付き合いのある会社があるかもしれませんが、行政で購入する場合は同じものであれば、安いところでが鉄則（一般的な企業が、このルールに全て当てはめることは難しい場合も多々ありますが）なので、相見積もりをするために同じ冷蔵庫を販売している企業を複数社ピックアップし、相見積もり先の企業にも「見積依頼書」で見積の発行依頼をしなければなりません。
その後、見積依頼した企業から発行された見積書の金額を比べて、安い方を採用するのが行政の通例です（50万以下や、１社でしか販売していない商品に関しては別）。
また「見積依頼書」、「見積書」の項目の書き方、日付の整合性、見積書の有効期限など細かいルールが複数ある（※）ので、これらをクリアした購入品目ごとの見積依頼書を作成して、見積依頼先には見積書を発行してもらいますが、購入先や購入する品目が多いほど骨が折れる作業になります。
※：「交付申請にあたってご注意いただくこと」に分かりやすくまとめてくれています（が、見るだけでも苦痛です。）
2.ネット情報であまり出ていない大変なこと
上記の見積依頼書や見積書は、採択を受けて交付申請をするすべての企業にとって必要な書類ですが、それ以外にも用意する書類が「交付申請書別紙1」というエクセルシートです。
応募申請時に提出した事業計画の経費対象項目の内容や金額が全く変わっていない場合には、難しい作業ではないのですが、計画提出時よりも値段が高騰していたり、実際届いた見積書の項目欄に若干の違いがある場合など、これらの変更に伴う作業が発生します。
そしてこれはマニュアルにも書かれていなく、変更内容に応じて事務局へ問い合わせる必要があります。
事務局の対応は（担当者にもよりますが）丁寧ですが、そもそも行政のルールをあまり知らない場合は、「これはいいんじゃない？」ということがNGになるケースも多々あり、早めに交付決定されたい場合は、事務局との対応も骨が折れる作業になります。
3.得意不得意が分かれる書類を整える作業
すべての書類を整えたら、これらの書類をPDFにして、手引きで指定されたタイトルに編集してZIPファイルにするという作業があります（PC作業が苦手な方はこの文も理解に苦しむみます）。
これはおおよそ行政の担当の方が、内容やその企業の業界のことを知らなくても、確認作業がしやすいように指定されていることだと思われます。
つまり、交付決定を急いでいる方や交付申請がスムーズに進めたい方は、このような形式的なことも間違えないよう整理する必要があります。（ちなみに交付申請はスムーズに進んで1ヶ月程度と言われています）
作業内容として簡単なのですが、経費項目が多かったり、提出する見積書が多かったりする場合は、かなり時間がかかる作業でツラくなってきます。
最後に
交付申請の大変さは、経費項目数や計画提出時と内容が異なるかどうかでも変わります。
見積書は採択された企業が依頼しますが、見積書の記載内容は相手先に委ねるため行政のルールに沿っていない場合は、何度も（何度でも・・・）修正依頼をする必要があり、相手先も行政のルールを知らない方が多いため「この忙しい時に、何のために？」と思われ、今後の取引に支障をきたすことも考えられます。
補助対象経費に関わる全ての企業から見積書を取り寄せて、交付申請するまでに１ヶ月以上かかるケースもあり、交付申請〜交付決定まではさらに１ヶ月（修正箇所があり事務局とのやりとりがある場合はさらにかかる）と言われています。
通常業務も行いながらの交付申請の書類集めになりますので、自社では対応が難しいという企業へ【交付申請（実績報告含む）のサポート】も行なっておりますので、お悩みの方は一度無料相談をご利用ください！
【交付申請（実績報告含む）のサポート料金】
報酬（税込）：132,000円〜
※：無料相談で事業計画、補助対象経費の見積書（入手している分）を確認後、おおよその報酬をお伝えさせていただきますが、見積時間を超える作業時間が発生する場合、超過時間×11,000円を追加請求させていただきます。
詳細は無料相談にて説明させていただきます。
コメント